どうも、こうちんです。
今日は最近仕事で日々大量に受け取るメールを見ていて、思ったことを書いてみたいと思います。
まず同じ内容を伝えている二つの仮想事例メールを紹介します。
- 講演会で講師を務めることになっていたが、会場が使えなくなってしまった
- 依頼元から、その謝罪と日程再調整の依頼
という内容です。
まずAくんからのメール
『
開発部/こうちんさん
営業1課/Aです
先日お願いしていました講演会での講師の件ですが、こちらの不手際により会場の使用許可を取ることができていませんでした。
つきましては日程の再調整を致したく、お願い申し上げます。
現状、4/1、4/3、4/5のいずれかを考えております。
こうちんさんのご都合をご連絡いただけないでしょうか。
不都合でしたら再度こちらで調整いたします。
＊この度は誠に申し訳ございませんでした、後日改めて謝罪に伺います。
』
次に同じ内容のBくんからのメール
『
開発部/こうちんさん
営業1課/Bです
お疲れ様です、お忙しいところかと思いますが重要なご連絡をさせていただきます。
当課C係長の連絡ミスなどが重なり混乱を招く事態となってしまいました。
これは当営業1課の円滑なコミュニケーション不足によるものと認識しており、早急に解決すべき課題として私は捉えております。
特にC係長のミスの多さは私のような若手から見ても常々疑問に思っておりまして、近々私の方からも抗議をしようかと考えている次第です。
上記の結果、講演会会場の使用許可を取ることができていないことが判明いたしました。
つきましては日程調整をまた新たにやらければならなくなりました。
私としましては、講師を依頼させていただいているこうちんさんのご都合を最優先させることが当然と考えております。
4月の上旬あたりのこうちんさんの仕事のご予定を教えていただけませんか？
できましたら各日にちごとに優先順位をつけていただくと日程調整がスムーズに進むかと思います。
お忙しいこととは思いますが、早急にご返答いただきますようお願い申し上げます。
』
・・・、解説するまでもないですね。
明らかに「Aくんはデキる人」、「Bくんはデキない人」というのが想像できますよね。
Bくんのメールは、
- なかなか本題に入らない
- 責任をC係長に転嫁したい意図が丸見えで、まったく謝罪をしていない
- 日程の再調整についてこちらが何を回答すれば良いのかがよくわからない
ですよね。
読んでいて本当にイライラしてしまいます。
結局のところ、
- 事実を素直に簡潔に伝える
- 相手のことを考える
これが重要なんですよね。
Bくんの事例は流石に極端ですが、私も自己保身からついBくんのような対応をとってしまうことがあります（笑）
これは反省です。。
今日も訪問いただき、ありがとうございました。
